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L’agenda condivisa, come utilizzarla correttamente

23 Giu

Il tempo è una risorsa importante e riuscire a trovare degli strumenti che riescano a sfruttarlo al massimo risulta un fattore sempre più importante, soprattutto per le piccole e medie aziende. Jean-Marc Santi, consulente presso Orsys è stato intervistato per la rivista Management di gennaio 2008 da Isabelle Renaud. Ne è nato un articolo piacevole dove vengono dati dei consigli su uno strumento oramai consolidato nel management francese, le agende condivise tramite internet. L’intervistato inizia col mettere in guardia dal creare una sensazione di controllo poliziesco e per evitarlo consiglia un approccio di formazione ed informazione, sorvegliandone l’implementazione soprattutto nei primi mesi. La maggior parte dei dipendenti, soprattutto chi dispone di autonomia come il servizio esterno, ha l’impressione che mettere i propri appuntamenti su di una piattaforma consultabile da terzi limita la loro libertà. Importante è sin dall’inizio offrire la possibilità di immettere degli appuntamenti o degli spazi evidenziati da un colore definito che lasci una certa libertà operativa quale il non indicare esattamente l’impegno o il cliente. Ogni buon collaboratore al servizio esterno desidera un determinato spazio per organizzarsi a breve termine. L’agenda condivisa funziona solo se si sono definite delle direttive chiare e chi la usa applica la necessaria disciplina. I collaboratori sono sicuramente abituati a segnare su di una agenda personale i propri appuntamenti, questo per poterseli ricordare. L’agenda condivisa serve a coordinare degli appuntamenti comuni o delle riunioni con più persone, in modo da poter trovare subito delle date appropriate evitando i soliti giri di telefonate. Il punto più delicato sovente è la decisione su chi è autorizzato ad accedere ai dati dei collaboratori e chi ha la possibilità di immettere o modificare dei dati di terzi. Tutto è possibile, importante è che tutti conoscano le regole e le condividano. Chiaramente, e l’intervistato da degli esempi, un’agenda che tutti possono modificare risulterà difficilmente utilizzatile, per la prima fase è utile lasciare questa possibilità solo a diretti responsabili o alla direzione generale. La seconda generazione di agende condivise esce dall’azienda per andare sino a clienti importanti e sono oramai molte le imprese che lasciano l’accesso a clienti importanti i quali possono velocemente fissare degli appuntamenti direttamente immettendo la richiesta in agenda al collaboratore desiderato.

articolo apparso su HT Human Training

stefano airoldi 

 
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Pubblicato da su 23 giugno 2011 in Uncategorized

 

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