Secondo una recente indagine francese un terzo dei collaboratori si dice insoddisfatto o addirittura demoralizzati dopo i colloqui coi responsabili. Dimentichiamo troppo spesso l’importanza che hanno questi colloqui e li si affrontano con leggerezza, come se fosse un incontro come un altro. Spesso, a seguito di colloqui senza una conclusione soddisfacente, molti validi impiegati hanno preso la decisione di guardare altrove e appena possibile lasciare l’azienda. Il buon manager deve preparare minuziosamente il colloquio; Iniziare riferendosi all’ultimo colloquio avuto ed agli obiettivi raggiunti, discutere apertamente su eventuali eventi sia positivi che negativi, chiedere al collaboratore di esprimersi sui fatti e sui suoi successi ed insuccessi. Terminare la parte iniziale con un riassunto che venga da entrambi accettato come nuova base di partenza. Passare ora a fissare degli obiettivi sino al prossimo colloquio, quindi per 6 o 12 mesi. Prestare attenzione al fatto importante che gli obiettivi dovranno essere controllabili quindi limitarsi ad aspetti razionali. Spiegare come con il raggiungimento degli obiettivi fissati il collaboratore potrà contribuire al successo di tutta l’impresa e quindi consolidare il proprio futuro. Cercare di preparare il colloquio su di una base scritta in modo da poter lasciare una traccia chiara per entrambi. Gli obiettivi non dovranno essere numerosi, 3 o 4 è il numero ideale. Dare il più spiegazioni possibili, specialmente se dovete pretendere molto o dovete agire su dei cambi organizzativi e di funzione. Dove effettuare il colloquio ? evitate il vostro ufficio o l’ufficio del collaboratore, ideale in una saletta in azienda dove entrambi agite su terreno neutro e non rischiate di essere disturbati o interrotti. Quanto deve durare un colloquio ? bloccate sull’agenda un’ora e mezza, dovete dare la possibilità al vostro interlocutore di esprimersi, poi per un determinato periodo non avrete più la possibilità di instaurare un colloqui così costruttivo. Quali rischi dovete calcolare ? il più grosso è di cadere in discussioni personali, il livello deve restare professionale, eventualmente al termine se avete ancora del tempo potete discutere di attività o interessi personali che avete in comune (sport o altro) ma facendo attenzione a non entrare troppo nella sfera intima. Un altro rischio è che il colloquio si orienti a questioni salariali; Intervenire immediatamente bloccando queste discussioni in quanto non è l’obiettivo di un colloquio di questo genere.

Ricordarsi sempre che i buoni collaboratori vogliono contribuire al successo dell’impresa e quindi approfittare del colloquio per discutere apertamente su suggerimenti o critiche e eventualmente basarsi proprio su questi suggerimenti per fissare gli obiettivi per il prossimo colloquio.

I colloqui coi collaboratori sono uno degli strumenti di management peggio utilizzati in molte aziende, impegniamoci a migliorarli

L’articolo ha preso spunto da un intervento raccolto da Muriel Jaquen sulla rivista Management 

articolo st.airoldi 011 HT