Negli ultimi decenni molte sono le imprese che hanno modificato l’architettura dei propri uffici passando all’open space. Spesso chi ci lavora non ha una opinione positiva e ha più l’impressione che sia stato un nuovo modo per migliorare il controllo o per risparmiare che una vera strategia di gestione degli spazi lavorativi. Proviamo a descrivere le differenze tra uffici classici e uffici arredati con la metodologia dell’open space, questo con l’obiettivo di migliorare la gestione dei due modelli. Con il modello dell’ufficio classico, privato, ci si avvicina molto all’immaginario collettivo europeo di “successo”; In effetti avere un ufficio proprio è spesso ancora una gratificazione psicologica dovuta dalla nostra mentalità ma in realtà è da più di 100 anni che questo modello di ufficio non si  è più sviluppato. Una sedia, una scrivania, un tavolino con sedia per poter ricevere degli ospiti,  degli scaffali, un armadio ed una pianta. Le dimensioni degli uffici privati di nuova concezione si sono ristrette fino a diventare quasi oppressivi. In realtà il collaboratore non vuole restare tutto il giorno in ufficio isolato e quindi cerca tutte le scuse per spostarsi, questo causa perdite di risorse  tempo notevoli. Spesso nel settore terziario il cliente non viene nel vostro ufficio ma sono state create delle sale riunioni dove potete sviluppare discussioni che necessitano di discrezionalità. Quindi tutto lo stabile dovrà disporre di cablaggi o reti che permettano l’accesso informatico in ogni luogo. L’introduzione dell’informatica ha cambiato sostanzialmente il bisogno di spazi sia in un ufficio proprio che in azienda, anche questo è una causa delle dimensioni ridotte degli uffici privati. L’open space è stato sviluppato agli inizi degli anni ’50 ed aveva come scopo di creare degli uffici dove la comunicazione fosse veloce, il rapporto tra di collaboratori molto più stretto e creare anche una sorta di vita sociale e coesione. Tra gli inconvenienti più conosciuti c’è il rumore ma con dei pannelli fonoassorbenti, con un arredo adeguato delle pareti ed un po’ di verde si può risolvere efficacemente. Dall’MIT giunge conferma che l’80% delle idee realmente innovatrici sono nate grazie alla comunicazione interpersonale e quindi l’open space deve essere concepito come uno spazio creativo dove tutti i collaboratori che vi lavorano possono liberamente discutere. Anche in open space si creeranno delle sale riunioni dove i collaboratori possono decidere di spostarsi se quanto discutono necessita di essere riscritto su supporti di comunicazione. Nella sede di Google a Zurigo trovate bigliardi, juke box e cucine adibite a punti di incontro per i collaboratori. Oggi vengono da tutto il mondo a visitare Google e non abbiamo bisogno di convincere nessuno sul successo di Google. Pensare sempre che ci sono collaboratori che necessitano di isolarsi per concentrarsi e quindi prevedere anche delle piccole salette dove potersi racchiudere per lavorare soli o in piccoli gruppi. Come chiaramente descritto lavorare in open space necessita da parte del management di un cambio di mentalità, altrimenti resterà uno spazio dove i vostri collaboratori lavorano e voi controllate ma questo non stimolerà la creatività e quindi risulterà semplicemente fastidioso. Da ultimo riteniamo necessario ricordare che sempre più aziende non hanno nessun ufficio affidando all’home work questo compito. Siamo certi che in alcuni settori non si potrà mai fare a meno dell’ufficio, a voi scegliere quello più adatto al vostro settore ed al vostro stile di conduzione delle risorse umane.